Международная « Лига развития науки и образования » ( Россия )
Международная ассоциация развития науки,
образования и культуры России ( Италия )
« ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ »
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине «Основы документационного обеспечения управления»
тема «Архивное хранение документов»
Выполнила: студентка
гр. М 301-05
Кузнецова А. В.
Проверил преподаватель:
Исмагулов В. К.
Волгоград – 2008 г.
План:
I. Введение
II. Экспертиза ценности документов
III. Описи дел
IV.Оформление дел
V. Порядок передачи дел в архив
VI.Хранение документов в электронном виде
VII. Заключение.
I. Введение
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:
– организационные документы;
– распорядительные документы;
– информационно - справочные документы.
На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
В своей работе я рассмотрю вопрос по подготовке исполненных документов к архивному хранению, выясню, что включается в этот процесс, дам понятие следующим терминам:
- Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;
- Описи дел;
- Оформление дел;
- Описание документов постоянного и долговременного хранения;
- Обеспечение их сохранности;
II. Экспертиза ценности документов
После того, как документы исполнены, они подлежат архивному хранению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованию включает:
- Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
- Описи дел;
- Оформление дел;
- Описание документов постоянного и долговременного хранения;
- Обеспечение их сохранности;
- Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.
(Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации). ............
