СОДЕРЖАНИЕ:

1.         Дайте понятие согласования документов (внутреннее и внешнее). Значение согласования документов.

2.         Охарактеризуйте бланки документов и укажите способы расположения реквизитов.

3.         Укажите как проводится регистрация и отправка входящих документов.

4.         Составить сопроводительное письмо.

1.         Дайте понятие согласования документов (внутреннее и внешнее). Значение согласования документов

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходимости — утверждения и приложения печати) подлежат согласованию.

В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание. Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования.

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению визы и грифа согласования определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству). Порядок согласования актов законодательства определяется специальными Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359.

Виза официального документа — это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутренних документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски), по тем же правилам, что и внутренние документы. ............