ТЕМА

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

1.         ПОНЯТИЯ О ДОКУМЕНТАХ И СПОСОБАХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций:

·          информационную, являются носителем и источником информации;

·          управленческую, позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

·          правовую, служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

·          коммуникативную, помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

·          учетную, накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

·          социальную, отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

·          культурную, являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

·          историческую, являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов. ............