Содержание

Введение

1. Электронные и бумажные документы

2. Цифровые аргументы

3. От АСКИД по EDMS

4. Особенности EDMS-систем

5. Проблемы выбора и внедрения

6. Бумажных документов не уменьшается

7. Управление контентом

Заключение

Литература

Введение

Тема контрольной работы «Электронный документооборот и управление контентом».

Документ является основным способом представления информации на любом предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее потеря) может отрицательно сказаться на ведении бизнеса.

Цель работы – рассмотреть формы и методы электронного документооборота и методы его совершенствования, а также управление контентом.

1. Электронные и бумажные документы

Под документом понимают информацию, зафиксированную на материальном носителе с атрибутами, позволяющими ее идентифицировать. Бумажный документ - это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

В эпоху ИТ, когда документы создаются (или переводятся в электронный вид), управление ими осуществляется электронным способом. Электронный документ является единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

Различают внутренний и внешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри ИС предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных выше особенностей, следует иметь в виду правила, определяющие все особенности электронного документооборота. Причем эти правила должны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронный документооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот). Регламентации электронного документооборота определяются Законом «Об электронных документах и электронном документообороте», например, в Украине или Законами об «Электронном документообороте» и «Электронной цифровой подписи» в России. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе «жизнь».

Отсутствие атрибутов, аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных документов. Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП применяется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается использование ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, которые создают по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливают и возобновляют действие сертификатов ключей подписей, ведут реестр сертификатов.

Что дает электронный документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает более эффективное управление документов за счет автоматического контроля их исполнения, прозрачности деятельности предприятия. ............