Контрольная работа
Дисциплина: информационные технологии управления
на тему:
Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
2010
Оглавление
1. Преимущества электронного документооборота
2. Документооборот: актуальность автоматизации
3. Жизненный цикл документа в СЭД
4. Место СЭД в информационной системе предприятия
5. Типовые требования к СЭД
6. Характеристики различных систем управления электронными документами
1. Преимущества электронного документооборота
При работе с документами по традиционной бумажной технологии:
средний сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов;
поиск одного документа занимает в среднем две минуты;
в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;
в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще две минуты;
если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу (хорошо еще, если на работу).
Если учесть, что любой новый продукт или процесс может потребовать сотен связанных с ним документов, и представить описанный выше процесс в рамках всей компании на протяжении года, то выводы можно сделать совсем неутешительные. Бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность фирмы. Внедрение системы электронного документооборота дает фирме реальные конкурентные преимущества. Эти преимущества связаны в основном с сокращением затрат на документооборот, и их достаточно легко измерить. Они могут быть легко посчитаны на основе того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, серверов, которые зачастую хранят много копий одних и тех же документов. Гораздо более важно то, что трудно выразить в денежном измерении, но приносит фирме больше дивидендов, чем все вышеперечисленное. Это более оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В итоге компания получает резкое повышение продуктивности работы сотрудников, а это, согласитесь, один из самых важных факторов для повышения общей конкурентоспособности фирмы.
По свидетельству специалистов, в географическом распределении пользователей растет удельный вес регионов России и стран СНГ, а в отраслевом - помимо уже традиционного интереса к СЭД со стороны органов государственной власти и местного самоуправления, повышается активность кредитно-финансовых компаний, предприятий топливно-энергетического комплекса, учреждений связи, культуры, образования и СМИ.
Заметно увеличилось количество мелких и средних клиентов, покупающих "коробки" на 1-10 рабочих мест и самостоятельно осуществляющих настройку и внедрение системы, однако в денежном выражении основной доход все равно приносят крупные проекты, сопровождающиеся консалтингом и услугами внедрения. Наблюдаемая тенденция позволяет говорить о том, что, в конечном счете, рынок систем автоматизации документооборота может оказаться достаточно массовым и в большей степени похожим на сектор бухгалтерского ПО, нежели на рынок ERP-систем. Это и естественно: потребность в управлении документацией является столь же базовой для любой организации, как и финансовый учет.
2. ............
