Владимир Алексеевич Eвcтaфьeв, президент Ассоциации коммуникативных агентств России, академик Российской академии рекламы, практикующий консультант.

Презентация — это выступление, иногда сопровождаемое визуальными образами, направленное на то, чтобы донести до аудитории информацию и/или убедить ее совершить определенные действия, нужные организатору презентации. Эффективная презентация, как правило, заранее спланирована, хорошо организована и предназначена для определенной аудитории.

Презентации обязательно состоят из межличностного контакта, когда компания в лице своего представителя или представителей напрямую обращается к своей аудитории. Презентации могут устраиваться как для одного-двух человек, т. е. проходить с глазу на глаз, так и для большой группы людей.

Для небольших презентаций достаточно иметь доску и простые средства для демонстрации визуальных образов или же просто раздать материалы. Для общения с большой аудиторией требуется показ роликов или небольших фильмов, использование компьютеров и других технических приемов.

На сегодняшний день презентации — обязательная составная часть интегрированных маркетинговых коммуникаций (ИМК), которая может быть реализована в самых разнообразных формах: от совсем простых до масштабных мероприятий, в которые вовлечено множество людей.

Важные элементы презентации

День и время презентации. Как правило, в начале недели презентации вообще не проводятся, потому что большинство деловых людей в понедельник-вторник развлекательные мероприятия не посещают, так же, как и в воскресенье. Это не относится к деловым презентациям, которые можно проводить в любой рабочий день.

Если цель презентации — получить широкое освещение в СМИ, то ее нельзя назначать на конец недели. Идеальные дни — среда и четверг. В этом случае журналисты успевают написать и опубликовать материал о презентации в пятницу-субботу. Если презентация носит увеселительный характер (например, открытие ночного клуба), то ее лучше проводить в пятницу или субботу. Презентации на открытом воздухе (например, большие корпоративные праздники) проводят обычно в субботу.

Деловые презентации, особенно те, которые сопровождаются бизнес-ланчем, проводят обычно в первой половине дня. Другие презентации в рабочее время не устраивают. Позднее время начала, за исключением презентаций ночных клубов, также не назначают, чтобы гости не покинули мероприятие в середине действа. Идеальное время для начала большинства презентаций — 18.00-19.00 часов. Для субботних праздников на свежем воздухе больше подходит дневное время.

Еще один важный и почти обязательный элемент большинства презентаций, за исключением простых и деловых — это подарки для гостей. В подарочный набор можно положить самые разные предметы; какими они будут, зависит от идеи и стилистики презентации. К обязательным элементам относится красочный буклет компании или другие печатные материалы. Кроме того, в набор могут входить образцы продукции (например, пробные флаконы с духами), зажигалки, ручки, галстуки, косынки, подарочные бутылки с алкогольными напитками и т. п. Если в продукции есть различия для мужчин и женщин, то нужно составлять отдельно мужские и женские наборы.

Ни в коем случае нельзя дарить вещи, например, галстук или запонки, с символикой своей компании посторонним. ............