СОДЕРЖАНИЕ

1. Разновидности писем и особенности их составления

2. Деловая беседа как основная форма делового общения

3. Принципы организации работы с документами

4. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2000

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Разновидности писем и особенности их составления

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);

- гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.д.);

- информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);

- рекламные (рекламирующие товары и услуги);

- коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);

- рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);

- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);

- письма-приглашения и др.

В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается с какой целью отправляется основной документ, что с ним необходимо сделать, в какие сроки. Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагрузки, то составлять его не рекомендуется.

Письмо – самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5.

Подготовка письма включает следующие стадии: изучение существа вопроса; сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки; подготовка проекта письма; согласование проекта (при необходимости); подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Они оформляются на бланке письма.

Письмо должно иметь: дату; номер; ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах); адресат, заголовок (отвечающий на вопрос «о чем?»); текст; подпись; отметку об исполнителе; отметку о наличии приложений.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Если письмо отправляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной, основной и заключительной части..

В вводной части письма указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «Согласно контракту №24 нами получена 26.01.2002 партия №3 телевизоров «Sony», в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от … № …) …».

В основной части письма формулируется его основная цель (предложений, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п. ............