Оформление и регистрация нотариальных документов
План
1. Прием, рассмотрение и регистрация корреспонденции
2. Составление и оформление служебных документов
3. Выдача свидетельств о праве на наследство
4. Общие правила удостоверения соглашений
5. Осуществление исполнительных надписей
1. Прием, рассмотрение и регистрация корреспонденции
Вся корреспонденция, адресованная государственной нотариальной конторе, государственному нотариальному архиву или частному нотариусу, принимается лицом, ответственным за делопроизводство, которая раскрывает все конверты, за исключением тех, что имеют надпись "лично", и проверяет наличие документов и приложений к ним.
При отсутствии в конверте документа или приложений к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых присылается отправителю.
О повреждении конверта делается отметка в почтовом реестре и на конверте.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимые для установления адреса отправителя, времени отправления и получение корреспонденции.
Неправильно оформленные (не подписанные, не засвидетельствованы), поврежденные или присланные не по адресу документы возвращают отправителю или пересылаются за принадлежностью.
Регистрации подлежат все входные, исходные и важнейшие внутренние документы (приказы, протоколы, докладные записки, заявления работников), за исключением документов оперативного характера.
Входные документы регистрируются в день поступления, внутренние и исходные - в день их подписания.
Регистрация документов осуществляется в журналах установленной формы. Учреждения государственного нотариата ведут такие регистрационные журналы:
журнал регистрации входных документов;
журнал регистрации исходящих документов;
журнал регистрации собственных приказов (распоряжений).
Частные нотариусы должны вести журналы регистрации входных и исходящих документов и собственных приказов (распоряжений).
Заявления о принятии наследства, выдачу свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате затрат на счет наследственного имущества, об употреблении мероприятий к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщение о наложении запрета отчуждения недвижимого имущества, сообщение судебных и следственных органов о наложении ареста, если они поступили по почте, регистрируются в журнале входных документов. После этого они подлежат следующей регистрации по правилам, установленными Инструкцией "О порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины".
На входных документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (приложение N 6).
В штампе указываются дата поступления документа и его индекс, который состоит из порядкового номера за регистрационным журналом и номера дела (наряда) за номенклатурой дел, в которой будет сохраняться документ.
2. Составление и оформление служебных документов
Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается.
Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации.
Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения.
Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке).
К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос "О чем документ".
Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5.
Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу.
Наименование учреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.
При адресации документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата.
Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ.
При адресации документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.
Датой документа является дата его подписания или утверждение. ............
