ОФОРМЛЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ОТВЕТОВ.
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
Cогласно п. 2.5.3 и 2.5.5 Декрета Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее - Декрет) гражданину должно быть направлено уведомление при продлении срока исполнения замечания или предложения, а в случае отказа в удовлетворении замечания или предложения - отрицательный ответ с мотивацией причин отказа.
Уведомление или отрицательный ответ оформляются в виде письма, которое должно быть подготовлено и зарегистрировано в соответствии с требованиями действующих нормативных актов по делопроизводству:
- Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.382004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).
Государственным стандартом установлено, что письменный ответ оформляется на бланке для писем, реквизиты которого дублируются на двух языках независимо от вида и формы собственности организации. Например:
Государственный герб
Республики Беларусь*
(товарный знак)
Назва вышэйстаячай
арганізацыі
Назва арганiзацыі
Паштовы адрас
Камунiкацыйныя даныя
Камерцыйныя даныя
________________ № ____________
На № ___________ ад ____________
Наименование вышестоящей
организации
Наименование организации
Почтовый адрес
Коммуникативные данные
Коммерческие данные
К письму составляется заголовок, кратко раскрывающий содержание документа. Он формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?»: «О продлении срока исполнения предложения», «Об отказе в удовлетворении предложения» и т.п. Заголовок к тексту пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля, и помещается в письмах слева под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа».
В письме должен быть указан адресат. При адресовании письма частному лицу (гражданину) вначале указываются фамилия и инициалы получателя (гражданина), а затем - почтовый адрес. Например:
Линнику П.А.
ул. Кижеватова, д. 117, кв. 53
200000, г. Минск
Адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа сразу под надписями бланка (на уровне реквизитов «Дата» и «Индекс документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора (при оформлении на компьютере отступ составляет 80 мм).
Письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным предпринимателем. Делегирование права подписи соответствующих документов иным должностным лицам организации должно быть закреплено в локальном правовом акте (как правило, в приказе).
Ниже подписи в левом нижнем углу письма оформляется отметка об исполнителе. Она включает в себя фамилию должностного лица, подготовившего письменный ответ, и номер его служебного телефона. Эта отметка может быть дополнена иной информацией: индексом структурного подразделения, в котором готовился документ, инициалами (для машинисток), датой создания документа, названием файла. ............
