План

1.   Основні вимоги до автоматизації процесів діловодства в установі...................1

2.   Види розпорядчих документів, їх призначення, особливості складання..........2

3.   Правила надсилання та оформлювання пакету документів. Вимоги до оформлювання відмітки про наявність додатка...................................................7

4.   Розпорядчі документи в управлінській діяльності. Накази з питань загальної діяльності та особового складу. Витяг із наказу................................................10

5.   Положення як нормативний документ, що регламентує діяльність державних органів, їх структурних підрозділів. Різновиди положень. Типове та індивідуальне положення. Вкажіть на структуру типового положення про структурний підрозділ..........................................................................................14

6.   Нові технології роботи з документами...............................................................18

7.   Поняття документообігу. Організація документообігу в установі..................21

Список використаної літератури..............................................................................24

Практичне завдання ..................................................................................................25

1. Основні вимоги до автоматизації процесів діловодства в установі

Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 встановлені основні вимоги до процесів автоматизації у діловодстві.

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

Автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.

Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

· доцільність впровадження технічних засобів;

· можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

· наявність придатних приміщень;

· можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту. ............