Содержание

Введение

1. Совещания

1.1 Виды совещаний

1.2 Подготовка совещания

1.3 Формирование повестки дня

1.4 Участники совещания

1.5 Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

2. Оформление документов при проведении совещаний

2.1 Стенограмма и фонограмма

2.2 Протоколирование

2.3 Электронный документооборот и совещания

Заключение

Приложения

Приложение 1 Пример-образец приказа о проведении совещания

Приложение 2 Повестка дня совещания

Приложение 3 Повестка дня оперативного совещания

Приложение 4 Приглашение (извещение) на предприятие

Приложение 5 Выписка из протокола

Список литературы

Введение

Тема нашего исследования – «Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний».

Управленческая деятельность, как функция организованной системы, может быть построена на принципах единоначалия и коллегиальности. В учреждениях, организациях, фирмах, построенных на принципах единоначалия, все управленческие решения единолично принимает руководитель и несет за них персональную ответственность.

В организациях, построенных на принципах коллегиальности, решения принимаются коллективом большинством голосов. Но и в организациях, построенных на принципах единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, которые требуют для своего решения привлечения многих специалистов обмена информацией, выявления мнений по возникающим проблемам и совместной анализа трудных ситуаций.

Коллективное обсуждение и принятие решений проводится на съездах, конференциях, пленумах, симпозиумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Эти мероприятия могут быть периодическими или иметь разовый характер.

В определениях всех форм коллегиальной деятельности присутствует слово «совещание», от глагола совещаться, то есть сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-либо. Синонимы слова «совещание» - пятиминутка, летучка, оперативка, планерка. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам./3, с.99/

Термин «совещание» используется далее как обобщенный. Так как в принятии решений задействовано много работников, то этот вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.

Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И наверное многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия./3, с.103/

Ответственным этапом является документирование совещания, то есть - запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.

В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

1. ............