АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет Автоматики и Электромеханики
Кафедра «Информатика»
Специальность 350800
«Документоведение и документационное обеспечение управления»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине:
«Документоведение и документационное обеспечение управления»
на тему:
«ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И УДОСТОВЕРЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ»
Выполнили:
студенты гр. ДАД-22
Золотарев А.С.
Основин И.С.
Проверила:
старший преподаватель
Сарсенова Ж. Ж.
Астрахань 2009
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Понятие номенклатуры дел
2. Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел
2.1. Формирование номенклатуры дел
2.1.1. Общие требования
2.1.2. «Индекс дела»
2.1.3. «Заголовок дела (тома, части)»
2.1.4. «Количество дел (томов, частей)»
2.1.5. «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню»
2.1.6. «Примечание»
2.2. Удостоверения номенклатуры дел
Заключение
Список литературы
Приложения
Введение
Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкой номенклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. д.
Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела.
Номенклатура дел является важнейшим документом, применяемым в организации делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.
Номенклатура дел предназначена для:
классификации документов;
порядка формирования дел в делопроизводстве;
учета дел;
группировки исполненных документов в дела;
систематизации дел;
индексации дел;
фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов;
использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно);
использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
1. Понятие номенклатуры дел
Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.
Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. ............
