Програмний комплекс MS Offіce є самим розповсюдженим пакетом автоматизації роботи в офісі. Тому СКБД (Система керування базами даних) Access, що входить у комплект професійної версії комплексу стала стандартною базою даних, використовуваної в сучасному бізнесі.
СУБД вкрай корисна в бізнесі для організації документообігу, тому що дозволяє виключити дублювання і прискорити обробку документів клієнтів, і, отже, збільшити оборот і доход фірми. Поліпшення виду документів при цьому позитивно впливає на імідж фірми і теж дозволяє залучати клієнтів.
База даних у MS Access являє собою сукупність інструментів для ведення, збереження, перегляду, вибірки і керування інформацією. До цих засобів відносяться таблиці, форми, звіти, запити. У MS Access підтримуються два способи створення бази даних. Ви можете створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці, форми, звіти й інші об'єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. Крім цього мається можливість створити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами.
Створення баз даних і введення даних
Для створення нової бази даних виконаєте команду Файл/Створити. На екрані відкриється вікно діалогу "Створення", що містить дві вкладки:
- "Загальні " - дозволяє створити нову порожню базу даних;
- "Бази даних" - дозволяє вибрати зразок бази даних, що містить більшість необхідних об'єктів, і створити базу за допомогою майстра.
Для створення нової порожньої бази даних перейдіть на вкладку "Загальні " і натисніть кнопку ОК у нижній частині вікна діалогу. На екрані відкриється вікно діалогу "Файл нової бази даних". У даному вікні діалогу зі списку, що розкривається, Папка виберіть папку, у якій хочете зберегти створювану базу даних, а в поле введення Ім'я файлу введіть ім'я бази даних. Після цього Ви можете створити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Тому що MS Access містить великий вибір підготовлених для Вас баз даних, другий спосіб у багатьох випадках може виявитися кращим. В обох випадках у Вас залишиться можливість у будь-який час змінити і розширити створену Вами базу даних.
Після введення імені створюваної бази даних натисніть кнопку Створити даного вікна діалогу. На екрані відкриється вікно бази даних. Воно складається із шести вкладок, що поки порожні. У даному вікні Вам має бути створити всі об'єкти, що входять у базу даних. Їхній перелік відповідає ярликам вкладок у верхній частині вікна бази даних. У цьому вікні Ви можете створювати таблиці, що зберігають інформацію, звіти, форми, запити. Усі вони будуть розташовуватися у вкладках, що відкриваються при виборі відповідного ярлика.
Створення бази даних за допомогою майстра
Для створення нової бази даних за допомогою майстра виконаєте наступні дії:
1. Виконаєте команду Файл [Створити].
2. У вікні діалогу, що відкрилося, "Створення" виберіть ярлик "Бази даних". На екрані з'явиться список баз даних, пропонованих майстром. Даний список дуже великий і може досягати декількох десятків різних варіантів, що можуть відразу використовуватися або послужать основою для побудови інших баз даних. ............
