1. Делопроизводство - деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документирование - процесс создан6ия и оформления документа. Параллельно с термином делопроизводство используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. ДОУ - работа с готовыми документами, созданными учреждениями и полученными извне: * Прием документов * Распределение * Регистрация * Исполнение * Контроль исполнения * Формирование дел * Подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию. ДОУ в организациях осуществляется спецслужбой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, она подчиняется руководителю организации. В министерствах и ведомствах документационным обеспечением занимаются управления делами. В состав управления делами как правило входят секретариат(приемная, секретариат министра, зам.министра, протокольное бюро), инспекция при министре, канцелярия, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-машинальное бюро, отдел писем и жалоб, отдел совершенствования работы с документами и внедрение технических средств, центральный архив. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руки(инспектор) или другое специально назначенное должностное лицо. Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации и на основе их использование современной вычислительной техники и автоматизации. 2. документы и их роль. Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово "документ" в переводе с лат. означает "свидетельство", "способ доказательства". Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным челом способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде. Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: "данные", "сведения", "показатели". Законодательно закреплен следующий термин. Информация - это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления. 3. основные способы документирования. Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д. Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. ............