Зміст

1. Поняття і призначення «системи документації» і «уніфікованої системи документації»

2. Основні етапи упровадження системи електронного документообігу в організації

3. Проблема вдосконалення документообігу

4. Порядок оформлення особистих справ

Задача

1. Поняття і призначення «системи документації» і «уніфікованої системи документації»

Система документації – сукупність документів взаємозв'язаних по ознаках походження, призначення виду сфери діяльності єдиних вимог до оформлення. Документ – зафіксоване на матеріальному носії інформації з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (розрізнити). Створення документів може здійснюватися на природній або штучній мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях.

Управлінські документи складають ядро управлінської документації.

Саме вони забезпечують керованість об'єктів, як в рамках всього держави, так і в окремій організації. Управлінські документи складають об'єкт діловодства. Організація роботи з документами – припускає організацію документообігу установи, зберігання документа і їх використовування в поточній діяльності установи. Документообіг установи – це сукупність взаємозв'язаних процедур забезпечуючі рух документів до установи з моменту їх створіння виконання або відправки. В меті раціональні організації документа обороту всі документи діляться на документальні потоки (не реєстровані і реєстровані; що входять, витікаючі і внутрішні). Документопоток – сукупність документів виконуючих певне цільове призначення в процесі документообігу.

Система зберігання документів – це сукупність засобів, способів і прийому обліку і систематизації документа з метою їх пошуку і використовування в поточній діяльності установи.

На будь-якому підприємстві у зв'язку з величезним об'ємів інформації, виникають наступні проблеми:

·  прагнення привести до одноманітності носіїв інформації і порядок розміщення на них інформації;

·   прискорення процесів обробки і передачі інформації;

·   мінімізація витрат на пошук і зберігання даних.

Перша проблема реалізується шляхом стандартизації і уніфікації носіїв інформації і їх елементів, а друга і третя – шляхом вдосконалення процесів і розвитку засобів обробки і передачі інформації. Звичайно ж, уніфікація і стандартизація носіїв інформації і процедур їх обробки також сприяють прискоренню їх обробки, пошуку, забезпеченню збереження.

Уніфікація документів полягає у встановленні одноманітності складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і задач. Стандартизація документів – форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості.

Встановлені наступні категорії стандартів:

·  державні стандарти (ГОСТ).

·     галузеві стандарти (ОСТ);

·     республіканські стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться в цілях скорочення кількості вживаних документів, типізації їх форм, підвищення якості зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і суміжним функціям управління, більш ефективного використовування обчислювальної техніки.

Робота по уніфікації включає:

·  розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документація;

·  упровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД:

·  упровадження розроблених ОКТЕІ;

·   ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації і їх подальший розвиток;

·  розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі і що не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію;

·  розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відображають специфіку галузі.

Організаційне і методичне керівництво уніфікацією і стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація по координації упровадження і ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. ............