ПЛАН

1.  Введение

2.  Историческая справка

3.  Компьютерная сеть

4.  Интернет

5.  Электронная почта

6.  Копировальные устройства

7.  Заключение

8.  Список используемой литературы

 

2

ВВЕДЕНИЕ        Я выбрала тему «Технические средства секретаря: компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копи- ровальные  устройства» для своего реферата потому, что считаю, что коммерческий успех предприятия во  многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективности автоматизации процессов управления. Те- хническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер (ПК), те- лефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уни- чтожения бумаг и копировальный аппарат.      Секретарь должен знать, уметь и максимально ис- пользовать имеющиеся средства для повышения операти- вности и эффективности своего труда.   

     Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет отно-

ситься к делопроизводству не как к жесткому консерва- тивному механизму, а как к эффективному и  гибкому  инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

     1. Сетевые системы автоматизации делопроизвод-

ства и документооборота позволяют решить ключевой во-

прос  делопроизводства. Они позволяют реализовать лю- бую степень децентрализации управления при одновремен- ном обеспечении централизованного учета и контроля,

вплоть до того, что каждый специалист может самосто- ятельно регистрировать документы и управлять их

3

дальнейшими похождениями, находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким обра-

ом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управле- ния.

     2. Создаются предпосылки к реализации более эф- фективных схем документационного управления. Например, в традиционной отечественной практике документы в под-разделении организации, будь то локальные или удален- ные, направляются по цепочке от руководителя к руково- дителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных испол- нителей (и обратно). Это позволяет каждому руковдителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные, и, как правило, избыточные цепочки резко сни- жают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять доку- ментацию непосредственно лицам, которые будут испол-нять поручения, руководители же при этом сохраняют по- полный контроль, как за похождением самого поручения, так и за его исполнением.

     3.Появляются предпосылки для организации элект- ронного документооборота в том объеме, к которому го-

това сама организация. Правильно построенная автомат- изированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от 

4

того, бумажные или электронные), так и самим элект- ронными документами, которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводствен- ный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с электронными документами (реда- ктирование, перемещение, тиражирование и др.) принци- пиально более эффективны.

     4. Снижается часть проблем, связанных с террито- риальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. ............