УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Выдача денежных средств под отчет работникам бюджетного учреждения производится для расчетов по оплате труда, транспортных, коммунальных услуг, за приобретение материалов для хозяйственных нужд, основных средств, горюче-смазочных материалов и т.д., а также в виде аванса на командировочные расходы.

Особенности учета расчетов с подотчетными лицами

С введением в действие новой Инструкции N 70н <1> изменился порядок учета и оформления результатов авансов, выданных подотчетным лицам. Если ранее, в соответствии с Инструкцией N 107н <2>, применялась мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета, то после вступления в силу Инструкции N 70н используются регистры бюджетного учета. В приведенной таблице можно увидеть, в чем состоит отличие порядка ведения учета расчетов с подотчетными лицами по той и другой Инструкции.

--------------------------------

<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н.

<2> Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. Приказом Минфина России от 30.12.1999 N 107н.

Объекты учета  Инструкция N 70н   Инструкция N 107н 

Расчеты с        
подотчетными     
лицами в         
учреждении       

Журнал операций      
расчетов с           
подотчетными лицами  

Мемориальный ордер N 8
(накопительная       
ведомость по расчетам
с подотчетными лицами
ф. 386)              

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (утв. Приложением N 3 к Инструкции N 70н) должен иметь следующие обязательные реквизиты:

Состав обязательных реквизитов и показателей          заголовочной части содержательной части оформительной части

Дата (за месяц), 
наименование     
учреждения       
(структурного    
подразделения),  
наименование и код
по реестру       
получателей      
бюджетных средств
(РПБС) главного  
распорядителя    
(распорядителя), 
единица измерения
(ОКЕИ или ОКВ)   

Дата, номер и         
наименование документа
(авансовый отчет,    
расходный ордер,     
приходный ордер);    
наименование         
показателя (фамилия, 
имя, отчество        
подотчетного лица),  
номер счета бюджетного
учета по дебету и    
кредиту; сумма;      
итоговые суммы по    
дебету и кредиту     
счетов бюджетного    
учета (с входящими и 
исходящими остатками)
по каждому           
подотчетному лицу и в
целом по учреждению; 
количество приложений

Подписи, расшифровки 
подписей главного    
бухгалтера и         
исполнителя (с       
указанием должности);
дата                 

Основное отличие в учете расчетов с подотчетными лицами заключается в том, что по Инструкции N 70н учет ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать расходование денежных средств. В Инструкции N 107н разделения по субсчету 160 не предусматривалось. Изменилась и форма отчета по израсходованным суммам. Ранее о расходовании авансовых сумм подотчетные лица представляли авансовый отчет по форме 286. С введением в действие Инструкции N 70н бюджетным учреждениям для оформления отчета следует руководствоваться Постановлением N 55 <3>, которое применяется ко всем организациям, за исключением бюджетных. Однако до настоящего времени форма авансового отчета для бюджетных учреждений не утверждена.

--------------------------------

<3> Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Организация расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с п. ............