ВВЕДЕНИЕ
    В настоящее время уже сложно представить современный офис без компьютеров. Применение компьютерных технологий позволяет значительно повысить производительность и качество работы как отдельного секретаря-референта, так и служб документационного обеспечения управления в целом.
    Долгое время автоматизация учреждений в осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, стоит заметить, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
    Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.
    В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Сложно сравнить системы, представляемые сегодня на отечественном рынке. Их более или менее подробная классификация отсутствует, что часто приводит к сравнению систем, предназначенных для решения рпинципиально различных задач. О специфике каждой программы по автоматизации предприятий можно узнать через Интернет, из рекламных материалов, статей в СМИ. Выбор программного обеспечения необходимо предварять сознанием технического задания, подробно описывающего, что именно должна иметь программа. В работе рассматриваются основные варианты выбора программного средства для комплексной автоматизции, их плюсы и минусы. Методы автоматизации учреждений
    Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:
    •ввод информации в систему,
    •хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
    •коллективного работа с документами,
    •вывод информации из системы.
    Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ "переводится" в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.
    При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. ............