Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний и переговоров
В предпринимательских структурах и иногда некрупных государственных предприятиях (далее фирме) общие вопросы организации проведения совещаний и переговоров входят в комплекс должностных обязанностей секретаря-референта. Совещания и переговоры, в процессе которых могут обсуждаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, именуются обычно конфиденциальными. Порядок проведения подобных совещаний и переговоров регулируется специальными требованиями, обеспечивающими безопасность ценной, в том числе конфиденциальной информации (далее ценной информации), которая в процессе этих мероприятий распространяется в санкционированном (разрешенном) режиме. Основной угрозой ценной информации является разглашение большего объема сведений о новой идее, продукции или технологии, чем это необходимо.
Под разглашением (оглаской, оглашением) ценной информации понимается несанкционированный выход защищаемых сведений и документов за пределы круга лиц, которым они доверены или стали известны в ходе их трудовой деятельности. Информацию разглашает всегда человек - случайно, ошибочно или умышленно, устно, письменно, с помощью жестов, мимики, условных сигналов, лично или через посредников, с использованием средств связи и многими другими способами. Причины, по которым информация может разглашаться на конфиденциальных совещаниях или переговорах, общеизвестны: слабое знание сотрудниками состава ценной информации и требований по ее защите, злостное невыполнение этих требований, провоцированные и не провоцированные ошибки сотрудников, отсутствие контроля за изданием рекламной и рекламно-выставочной продукции и др. Оглашение ценной информации в санкционированном режиме должно быть оправдано деловой необходимостью и целесообразностью для конкретных условий и характера обсуждаемых вопросов.
Основными этапами проведения конфиденциальных совещаний и переговоров являются: подготовка к проведению, процесс их ведения и документирования, анализ итогов и выполнения достигнутых договоренностей.
Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого руководителя о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения секретаря-референта и начальника службы безопасности. В целях дальнейшего контроля за подготовкой и проведением такого совещания информация об этом решении фиксируется секретарем-референтом в специальной учетной карточке. В этой карточке указываются: наименование совещания или переговоров, дата, время, состав участников по каждому вопросу, лицо, руководитель, ответственный за проведение, ответственный организатор, контрольные отметки, зона сведений о факте проведения, зона сведений по результатам совещания или переговоров.
Содержание этапов подготовки и проведения совещания или переговоров имеет некоторые отличия.
Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, проводятся первым руководителем, его заместителями, ответственными исполнителями (руководителями, главными специалистами) по направлениям работы с обязательным предварительным информированием секретаря-референта. ............
