Введение
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы – один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Гостиница «Турист» является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе гостиницы «Турист» – Уставе определены основные цели и виды деятельности общества.
Гостиница «Турист» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
Гостиница «Турист» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.
Объект работы – документооборот на предприятии.
Цель работы – исследование документооборота на предприятии ресторанно-гостиничного типа.
В ходе работы решались следующие задачи:
1) Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия;
2) Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии;
3) Документооборот в ресторане при гостинице;
4) Основные принципы рациональной его организации;
5) Схема прохождения исходящих документов в ресторане при гостинице
6) Работа с внутренними документами в ресторане при гостинице
1. Документирование управленческой деятельности. Основные понятия (документ и информация, формуляр документа, юридическая сила документа, типология документов) Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными «традицией».
Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации.
При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Текстовый документ, созданный с помощью письма, – это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.
При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени).
Определение понятий «документ» и «информация».
ГОСТ 16487–70, определявший понятие документ как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека», в настоящее время отменен.
«Документ» – запись информации на различных носителях по установленным правилам. ............
