Содержание:

1.1        Формирование дел                                                                                     2

1.2        Оформление дел                                                                                         4

1.3        Составление описей дел постоянного и долговременного хранения   6

1.4        Оперативное хранение и использование документов                             8

1.5        Передача дел на архивное хранение                                                         9

Список используемой литературы                                                                     11

1.1 Формирование дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел, как правило, должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией структурного подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством и контролем работников архива организации, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы; помешать в дело документы, которые по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела:

·     каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Типовой инструкции, неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;

·     включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

·     в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;

·     в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела: документы учебных заведений; истории болезней;

·     каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).

Приложения, независимо от даты их составления, формируются вместе с документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела, о чем в основном документе делается отметка.

Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Документ-ответ располагается после документа-запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.

Распорядительные документы, протоколы, положения и т.п. группируются в дела по видам, внутри дел - по хронологии и по номерам, с относящимися к ним приложениями. Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируются в отдельные дела, внутри дела систематизируются по номерам документов.

 Приказы по личному составу, о награждении и поощрении группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Утвержденные планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные списки должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. ............