ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
Основным нормативным актом, определяющим порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в редакции от 20.06.2008 № 349-З). В соответствии со ст. 16 вышеназванного Закона при ликвидации государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, т.е. организаций Списка № 1 1, документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив.
Документы с истекшими сроками хранения после работы ликвидационной комиссии выделяются к уничтожению. Документы временного хранения с неистекшими сроками хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. Под документами по личному составу имеются в виду:
1. приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, персональных надбавках, компенсациях за совмещение, отпусках по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, длительных и зарубежных командировках работников;
2. личные карточки работников;
3. лицевые счета по зарплате работников;
4. личные дела работников;
5. акты о несчастных случаях на производстве;
6. алфавитные списки работников и другие документы с 75летним сроком хранения.
Если же ликвидируется организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, т.е. организация Списка № 2, тогда все ее документы передаются на хранение в архив вышестоящей организации.
В случае ликвидации организации негосударственной формы собственности документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются на хранение в районные и городские архивы, которые за последние годы созданы практически при всех районных и городских исполкомах нашей страны.
Документы постоянного хранения в организациях негосударственной формы собственности - это:
1. учредительные документы (Устав, положение об организации, свидетельство о государственной регистрации и др.);
2. протоколы собраний учредителей;
3. приказы по основной деятельности;
4. штатные расписания;
5. годовые бухгалтерские балансы (отчеты о финансовохозяйственной деятельности) и ликвидационный баланс;
6. годовые статистические отчеты;
7. переписка по основным вопросам деятельности.
Руководство упорядочением документов ликвидированных организаций осуществляет ликвидационная комиссия.
Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственный архив на постоянное хранение в упорядоченном состоянии по описям.
На документы с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению, который вместе с описями также передается в государственный архив. Только после передачи документов на государственное хранение ликвидируемая организация получает из архива справку о том, что документы переданы на государственное хранение, после чего можно приступать к оформлению процедуры ликвидации организации.
В соответствии со ст. 56 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 (в редакции от 17.12.2007 № 8), не только организации негосударственных форм собственности, но и индивидуальные предприниматели при прекращении своей деятельности обязательно должны сдавать документы по основной деятельности и личному составу в районные и городские архивы.
А теперь определимся с таким понятием как документы в упорядоченном состоянии. Это понятие означает, что документы, поступающие на государственное хранение, должны быть:
1. ............
