Организация секретарской службы Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками данного подразделения. Все операции, выполняемые секретарской службой, разделяются на две группы: документационные и организационные. В состав документационных операций входят: 1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов. 2. Прием и отправка исходящих документов. 3. Прием документов от работников организации: для передачи на рассмотрение руководству; для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.); для копирования и размножения.
    4. Передача работникам организации документов: поступивших от руководства с резолюциями; направляемых в соответствии с имеющимся в организации указателем распределения поступающих документов; поступивших после изготовления, копирования (размножения). 5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства. 6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков. 7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий. 8. Обеспечение сохранности документов. В состав организационных операций входят: 1. Подготовка рабочего места руководителя. 2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места. 3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации. 4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону. 5. Подготовка служебных командировок руководства. 6. Подготовка совещаний, заседаний. 7. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать к секретарю следующими путями:
    1. От специализированных делопроизводственных подразделений организации (например, от канцелярии, отдела правительственной почты и т.п.).
    2. От учреждений связи.
    3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций.
    4. От отдельных граждан.
    В ходе приема документов, поступивших от специализированных подразделений, проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к этим документам, соответствие заполненных реквизитов содержанию документа, правильность направления документов в данную организацию. В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т.д., проверяется наличие содержимого в конвертах, правильность адресования документа. В случае обнаружения недостачи вложений или неправильного адресования составляются соответствующие акты, направляемые адресатам в установленном порядке.
    Регистрация входящих документов осуществляется после их приема от специализированных делопроизводственных подразделений или от учреждений связи, от специальных курьеров из родственных и сторонних организаций.
    Регистрация в зависимости от объемов поступления может вестись в журналах или на регистрационно-контрольных карточках. ............