Учебно-практическое пособие

 

"Работа с базами данных Microsoft Access 2000"

Введение

Любое предприятие, фирма, банк, учреждение обрабатывает большой объем информации, связанной как с внешними партнерами, так и с внутренними операциями, начиная от начисления заработной платы сотрудникам и заканчивая учетом операций с материальными и денежными средствами внутри и вне фирмы. Эти данные могут представлять собой бизнес-информацию (имя клиента, суммы платежей в платежных ведомостях, данные о сотрудниках и т.д.), предоставляться другой системой (информация о курсах валют, акций), носить временный характер (результаты промежуточных преобразований информации, имена временных файлов и т.д.). Независимо от типа используемой информации и способа работы с ней, данные должны быть логически организованы. Может понадобиться ввод новых данных, редактирование имеющихся, их просмотр и представление в виде отчета.

Табличный процессор Microsoft Excel позволяет хранить данные в одной или нескольких таблицах, проводить однотипные расчеты с большими наборами данных, формировать сводные таблицы и т.д. Однако в электронных таблицах данные не всегда структурированы, в связи с этим в записях таблицы имеется много повторений. Все это затрудняет корректировку и обработку данных. Более гибкие средства обработки данных представляет приложение Microsoft Access 2000.

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access 2000 поддерживает самую распространенную модель хранения данных – реляционную. Ссылка из одной таблицы на другую через какое-нибудь общее (ключевое) поле называется отношением (relation), а база данных, построенная на таком принципе, – реляционной.

1. Структура реляционной базы данных

Реляционная модель баз данных представляет данные как коллекцию таблиц. Структура базы данных определяется введением связей между простыми таблицами.

Пусть фирма ведет учет продаж, данные о которых хранятся в следующей таблице:

Таблица 1

Объемы продаж фирмы «Гигант»

Покупатель Товар Ед.измер. Кол-во Цена за ед., руб. Сумма, руб. НДС% Сумма с НДС Дата сделки Атлант Бананы кг 25 12 25 02.11.05 Рога и копыта Бананы кг 30 12 25 02.11.05 Атлант Консервы банка 20 15,5 25 01.11.05 Метеор Консервы банка 50 8,3 25 02.11.05 Атлант Консервы банка 20 7,5 25 05.11.05 Рога и копыта Консервы банка 60 8,7 25 05.11.05 Метеор Конфеты шт. 30 45 25 01.11.05 Рога и копыта Конфеты кг 25 10,5 25 01.11.05 Метеор Конфеты кг 40 12,5 25 05.11.05 Рога и копыта Яблоки кг 50 10 25 01.11.05 Метеор Яблоки кг 50 8 25 04.11.05 Атлант Яблоки кг 10 11,5 25 07.11.05 Атлант Конфеты кг 25 40 25 08.11.05 Рога и копыта Бананы кг 30 12 25 08.11.05 Атлант Конфеты кг 20 30 25 07.11.05 Метеор Консервы банка 20 8,3 25 09.11.05 Атлант Консервы банка 40 12 25 08.11.05 Рога и копыта Консервы банка 30 8,7 25 05.11.05 Метеор Конфеты шт. 10 45 25 08.11.05 Рога и копыта Консервы банка 25 5 25 08.11.05 Метеор Бананы кг 40 12,5 25 07.11.05 Рога и копыта Конфеты кг 50 25 25 09.11.05 Метеор Яблоки кг 50 8 25 08.11.05 Атлант Яблоки кг 100 11,5 25 05.11.05

Таблица содержит избыточную информацию: имя покупателя, наименование товара, единицы измерения повторяются в разных ее строках. ............