Создание и обработка баз данных в СУБД Access
Общие сведения
База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения данных и информации. Система управления базой данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.
Объекты MS Access
Таблица - основной объект любой базы данных; в них хранятся все данные, имеющиеся в базе данных; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства)
Запросы – объект, служащий для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.
Формы – объект, служащий для отображения и ввода данных с помощью специальных средств оформления.
Отчеты – объект, предназначенный только для вывода данных на печатающее устройство.
Страницы – специальный объект базы данных, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.
Макросы и модули – эти категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, а также для создания новых функций путем программирования на языке Visual Basic.
Эти объекты хранятся в одном файле с расширением (.mdb).
Постановка задачи
Перед созданием реляционной базы данных Access пользователь должен спланировать очень подробно, из каких таблиц должна состоять база данных, какие данные автоматизируемой предметной области нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы.
Пусть необходимо построить базу данных, содержащую информацию об учебном процессе текущего семестра:
· Списки студентов групп;
· Перечень изучаемых предметов;
· Преподавательский состав кафедр, обеспечивающих учебный процесс;
· Сведения о лекционных и практических занятиях в каждой из групп;
· Результаты сдачи экзаменов (зачетов) по каждому из проведенных занятий.
Создание файла базы данных Прежде, чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать Новая база данных - Создать.
После запуска Microsoft Access одновременно с его окном выводится первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных.
Это окно появляется, если в окне Сервис|Параметры|Вид|Отображать установлен флажок Окно запуска.
Упражнение 1
Алгоритм создания файла для новой базы данных:
1. В диалоговом окне выберите переключатель Новая база данных - Создать
5. Сохранить как новое имя базы данных ДЕКАНАТ.
Оставьте в поле Тип файла значение по умолчанию - база данных Microsoft Access - (*.mdb).
Создание таблицы базы данных Создание таблицы базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.
1 Этап: Создание структуры таблицы
Access предоставляет несколько способов создания таблицы:
· Режим таблицы - создание таблицы в Режиме таблицы;
· Конструктор - создание таблицы с помощью Конструктора таблиц;
· Мастер таблиц - создание таблицы с помощью Мастера таблиц;
· Импорт таблиц - создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных;
· Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой базы данных.
Наиболее полно использовать все возможности системы позволяет Конструктор таблиц, с помощью которого можно в диалоговом режиме определить структуру таблицы и установить параметры всех ее элементов.
Начните создание таблицы ГРУППА с определения ее структуры в режиме Конструктора таблиц.
1. В окне Новая таблица выберите строку Конструктор.
В окне Конструктора таблиц надо ввести имена полей таблицы и выбрать их типы, на вкладке Общие надо изменить их характеристики (свойства) в соответствии с нижеследующей таблицей.
Описание свойств полей таблицы
ГРУППА Имя поля
Тип
данных
Ключевое поле Размер, байт Число десятичных знаков Подпись Условие на значение Индексир.поле Обязательное поле Сообщение об ошибке НГ текстовый Да (см. ............
