Вопрос № 22. Учёт расчётов с подотчётными лицами
Подотчетными лицами называются работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации.
На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых операций. Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается так:
Дебет сч. 71
Кредит сч. 50 «Касса».
Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1) об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется также в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица.
При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или организаций – изготовителей продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов. К таким документам относятся накладная на отпуск товаров и квитанция к приходному кассовому ордеру. Если в накладной сумма НДС выделена отдельной строкой, она отражается на счете 19 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприходования товарно-материальных ценностей.
Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями:
Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит сч. 50 «Касса» — выданы денежные средства подотчетному лицу;
Дебет сч. 10 «Материалы»
Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы материальные ценности по учетной стоимости;
Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»
Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен НДС по приобретенным материальным ценностям;
Дебет сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»
Кредит сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ» - сумма НДС принята к зачету.
При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС расчетным путем не выделяется и соответственно налоговому вычету не подлежит.
Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу только после приказа директора. Суммы командировочных расходов сверх установленных законодательством норм в бухгалтерском учете наряду с расходами в пределах норм и ненормируемыми относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при налогообложении прибыли.
Согласно ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком доход, относятся расходы на:
• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование реабилитационно-оздоровительными объектами);
• суточные и полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• сборы консульские, аэродромные, за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями, иные аналогичные платежи и сборы.
Командировочные расходы при выдаче средств подотчетному лицу после его возвращения из командировки и оформления авансового отчета оформляются следующими учетными записями:
Дебет сч. ............
