Курсова робота

з документознавства

Автоматизація процесів каталогізації документів в Україні

ЗМІСТ

І.    Вступ

ІІ. Аспекти впровадження автоматизованих систем документообігу

1. Особливості електронного документообігу

2. Запровадження єдиної системи стандартизації документів

ІІІ.                                                                                                          Автоматизація створення каталогів документів

1. Переваги автоматизації документообігу

2. База даних як одиниця автоматизації системи документообігу

3. Програми із систематизованого обліку документів

IV.Можливості використання інтернет-технологій для автоматизації каталогізації документів

V. Висновки

Література

Додаток

СПИСОК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ

БД – база даних

ДКУД – Державний класифікатор управлінської документації

ДСТУ – державний стандарт України

УСД – уніфікована система документації

УФД – уніфікована форма документів

І. ВСТУП

В умовах глобалізації та інформатизації суспільства на державні підприємства, установи, приватні організації обрушився великий потік інформації. Розвиток обчислювальної техніки, всесвітня мережа Інтернет призвели до глобальних змін у процесах створення, розповсюдження та обміну інформацією [13, 95]. У процесі документообігу на сьогоднішній день неможливо ігнорувати все зростаючий потік документів, ведення електронного документообігу. Це змушує запроваджувати роботу з новими джерелами інформації, удосконалювати нові форми документообігу, розробляти процеси автоматизації документообігу. З огляду на вище зазначені факти дійсності обрана тема є надзвичайно актуальною з точки зору сучасних проблем діловодства та потреб впровадження єдиної системи електронного документообігу з метою автоматизації інформаційно-документного забезпечення діяльності будь-якого підприємства.

Організація й робота з різними документами охоплюють усі процеси, які відносяться до запису (фіксування) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських функцій. Документування здійснюється як природною мовою (рукописні, машинописні документи), так і штучними мовами з використанням нових носіїв. У роботі розглядається використання комп’ютерної техніки для автоматизації ведення діловодства, зокрема для укомплектування каталогів документів.

Організація роботи з документами – головна задача управління у будь-якому закладі: від офісу невеликого підприємства до державної установи або крупної корпорації.

Метою роботи є дослідження можливостей автоматизації документообігу й створення каталогів документів та розробка рекомендацій щодо оптимізації процесів автоматизації каталогізації.

Діяльність будь-якого підприємства регулюється діючою законодавчою базою, наказами та розпорядженнями керівництва, умовами підписаного договору, встановленими правилами ведення тих чи інших операцій тощо. Усі ці „регулятори” оформлюються у вигляді документів – зафіксованих текстів законів, наказів, договорів. Виходячи з цього, можна сказати, що вся діяльність будь-якого підприємства заснована на послідовному виконанні документів. ............