ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ (НА ПРИМЕРЕ СЕКРЕТАРИАТА ООО «ВИТУС»)

В докладе рассматривается состав и организация работы в автоматизированной системе «Документум», в структурированном справочнике, содержащем в себе все основные сведения о сотрудниках и руководстве ИК с наименованием их должностей, подразделений и контрагентах с которыми ведет переписку «ВИТУС».

Ключевые слова: коммерческое предприятие, ВИТУС, секретариат, документационное обеспечение.

Инвестиционная компания «ВИТУС» является активным членом Национальной ассоциации участников фондового рынка (НАУФОР), НП Профессиональных участников фондового рынка Уральского региона, НП «Фондовая биржа «Санкт-Петербург» и ЗАО «Московская межбанковская валютная биржа».

Различные формы управленческой деятельности в ИК обеспечиваются изданиями соответствующих документов:

§   организационная деятельность – издание организационно-правовых документов. К ним относят – Устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила;

§   распорядительная деятельность – издание распорядительных документов (Приказы, Распоряжения). Они содержат решения направленные от руководителя к сотрудникам фирмы и содержат информацию исполнительно-распорядительного свойства, вытекающей из функций управления (ввести в действие инструкцию по организации делопроизводства в организации; утвердить правила работы с документами в ООО);

§   плановая деятельность – издание плановых документов (план работы секретариата на год; перспективный план работы структурного подразделения «ВИТУСа»).

В деятельности «ВИТУС» создаются организационно – правовые документы, определяющие ее статус, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности фирмы, статус ее подразделений и работников, их права, обязанности. К этим документам относят: устав организации, положение об организации, положения о структурном подразделении (секретариат), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (технология управления документооборотом в ИК; инструкция секретаря по работе с посетителями компании), должностные инструкции работников (начальника секретариата, документоведов, помощника генерального директора, технических секретарей). Основная часть организационно - правовых документов (Устав, Положения об организации, Должностные инструкции, Положение о структурном подразделении) имеют неопределенный срок действия. Это выражается в том, что эти документы действуют до их отмены или до утверждения в ООО взамен них новых. Эти документы составляют правовую основу деятельности «ВИТУС».

Виды распорядительных документов, издаваемых в организации, устанавливаются ее учредительными документами – уставом или положением.

Современное состояние управления отражается в оперативных документах – это группа информационно-справочных документов, в ИК они представлены - справками, докладными и служебными записками, протоколами, переписка. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления. ............