1. Структуры и функций делопроизводственной службы

Производственная практика проходила в секретариате ООО «Автоэлемент», производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт автомобильных фильтров и фильтрующих элементов на весь спектр автотракторной техники.

Структура компании ООО «Автоэлемент» включает в себя следующие отделы: отдел маркетинга и рекламы, отдел ЭВТ, секретариат и бухгалтерию, отдел контроля качества продукции, конструкторский отдел, отделы снабжения и сбыта.

Делопроизводственная служба Управления компании представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников.

Таким образом, непосредственное ведение делопроизводства в ООО «Автоэлемент» возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Занимаемая должность – помощник секретаря руководителя, предусматривала как знакомство со стадиями текущего делопроизводства и особенностями оформления дел для передачи на хранение в архив, так и изучение функций секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя.

2. Документирование деятельности организации

В ООО «Автоэлемент» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

ООО «Автоэлемент» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ООО «Автоэлемент».

Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений ректора Университета, проректоров или в инициативном порядке директорами Институтов, Центров, деканами факультетов или начальниками других структурных подразделений.

Приказы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства компании.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы ООО «Автоэлемент» на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы компании. ............