Должностные обязанности секретаря - машинистки
    Должностная инструкция - главный организационно -правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.
    Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и имеете.
    Секретарь должен знать:
    постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;
    государственную систему документационного обеспечения управления;
    стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
    структуру организации;
    организацию делопроизводства в организации;
    схемы документооборота;
    порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
    сроки и порядок сдачи дел в архив;
    системы организации контроля за исполнением документов;
    оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;
    основные экономики, организации производства, труда и управления;
    законодательства о труде и охране труда РФ;
    правила внутреннего трудового распорядка;
    правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной санитарии, противопожарной защиты.
    Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
    выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;
    получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя;
    принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;
    следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
    передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
    печатает по указанию руководителя различные материалы;
    ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
    принимает документы на подпись руководителю;
    организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению просьб и предложений работников;
    формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.
    Должен знать:
    постановления, распоряжения, приказы и др. ............