Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования

«Минский государственный политехнический колледж»

Специальность 2-26 02 32 «Документационное обеспечение

управления и архивоведение»

Дисциплина «Архивоведение»

Курсовая работа

Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь

Разработала

Руководитель

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель цикловой

комиссии

_______

ЗАДАНИЕ

Для курсовой работы по дисциплине Архивоведение

учащейся____ курса 3 группы

Тема курсовой работы Государственный учет документов в архивах

ПЛАН

 

Введение

1 Понятие и правовые основы учета документов в архивах

2 Организация государственного учета документов в архивах

Заключение

Литература

Приложение А Обложка книги учета поступления и выбытия документов.

Приложение Б Список фонда

Введение

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивах организации государственной и негосударственной формы собственности подлежат обязательному централизованному учету.

Во все времена было важно сохранить документы для будущих поколений, для этого, и предназначен учет, т.к. он определяет количество документов и их состав в установленных единицах учета и отражает это количества в учетных документах. Правильное и точное заполнение всех учетных форм в архивохранилище, оперативное внесение всех изменений в них гарантирует точность учета. Это означает, что все документы, передаваемые на постоянное хранение в архив, будут сохранены в должном состоянии.

Документ - это ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости. Учет документов происходил во все времена: при образовании государственности, в Великом Княжестве Литовском, в Речи Посполитой, в Российской империи, в Советский период, а также на современном этапе развития. Учет документов является средством для обеспечения сохранности и контроля над их наличием, дает возможность адресного поиска необходимой информации. В каждом архиве нашей страны, как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочный аппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету подлежат документы, которые передаются из структурного подразделения в ведомственный архив, в книге поступления и выбытия, а также электронные документы.

Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объеденные фонды, описи дел. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. В архиве в обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:

- описи дел;

- книга поступления и выбытия документов;

- листы фондов;

- список фондов;

- номенклатура дел;

- дела фонда;

Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются системы учета особо ценных фондов и дел. ............