Вступ

На сьогоднішній день важливим є доступ до інформаційних ресурсів і скорочення часових витрат на розв'язання задач пов'язаних з документообігом. Саме електронний документообіг відкриває можливості для удосконалення, довготривалого збереження документів, управління електронним архівом, враховуючи процедури списання та знищення документів. Розробки програм для поліпшення документообігу активно здійснюються як українськими і російськими, так і закордонними компаніями, що безперечно доводить актуальність досліджуваного питання.

Метою дослідження є підвищення ефективності діяльності вітчизняного підприємства на основі впровадження електронного документообігу. Для досягнення поставленої мети було визначено такі задачі:

1) Обґрунтування доцільності впровадження системи електронного документообігу для підвищення ефективності документообігу;

2) Аналіз недоліків та переваг існуючих систем електронного документообігу та програмного забезпечення на базі якого вони реалізуються;

3) Аналіз системи документообігу на вітчизняних підприємствах;

Об’єктом дослідження є документообіг на підприємстві. Предметом дослідження є реалізація електронного документообігу на базі програмних засобів, що дозволяють підвищити ефективність документообігу на підприємствах. При вирішенні поставлених задач використовувалися такі методи: синтезу і аналізу, порівняння, дедукції, індукції, статистичні методи, що допомогли проаналізувати електронне документування впродовж певного відрізку часу та при наявності певної множини елементів. Теоретичне значення полягає у вивченні існуючих шляхів удосконалення документообігу та визначенні ефективного підходу. Практичне значення проведеного дослідження є реалізація на конкретному підприємстві удосконаленої технології документообігу з використанням сучасних програмних засобів.

РОЗДІЛ 1. Організація документообігу на підприємстві

1.1.  Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення

Слово документ походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Згідно закону України "Про інформацію" документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію.

Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей - цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимими є наступні властивості:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

2) функціональність - призначення для передачі інформації в просторі й часі;

3) структурованість - тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа. ............