РЕФЕРАТ
по курсу «Менеджмент»
по теме: «Информационные технологии в управлении»
1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности
Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.
Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.
Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:
1) ручная ИТ;
2) механическая ИТ;
3) электрическая ИТ;
4) электронная:
4.1. появление больших ЭВМ в конце 70-х;
4.2. появление больших ЭВМ в конце 80-х.
Особенность современных ИТ:
1) Распределённая компьютерная техника;
2) Дружественное программное обеспечение;
3) Развитые коммуникации;
4) Развитие сети Internet.
Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.
2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
Современное делопроизводство включает:
· обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
· организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:
· организационная;
· распорядительная;
· организационная;
· информационно-справочная;
· по личному составу;
· плановая.
Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
1) в области обработки документов:
· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
· обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:
· обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
· сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
3) в области организации доступа к информации:
· обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
· Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.
В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:
1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
Основные функции документов:
- сканирование документов;
- запись на сервер;
- классификация документов;
- передача изображений на рабочую станцию;
- поиск изображений по отдельным элементам;
- рассылка и печать.
2. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
Основные функции:
- сканирование;
- распознавание текста;
- форматирование в текстовый файл.
2 вида систем распознавания символов:
- обучаемые (FineReader);
- интеллектуальные (Cunei Form).
3. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.
Основные функции:
- индексирование документов
- полнотекстовый поиск по ключевым словам;
- ассемблирование документов;
- организация доступа к документу независимо от места его хранения;
- защита данных;
- организация выдачи и возврата документа;
- контроль версии документа;
- рассылка документа.
Пример: Documentum.
4. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.
Основные функции:
- электронная почта;
- поддержка видеоконференций;
- управление изображениями;
- совместное использование документов;
- маршрутизация;
- календарное планирование.
Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело
5. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.
Основные функции:
- описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);
- организация хранения документов и возможность их просмотра;
- организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;
- ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;
- установка прав на работу с документами;
- контроль исполнения документа;
- поддержка коллективной работы с документом.
Пример: Staff Ware.
3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности
Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.
Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.
Комплекс технических средств составляют:
· компьютеры любых моделей;
· устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
· устройства передачи данных и линий связи;
· оргтехника и устройства автоматического съема информации;
· эксплуатационные материалы и др.
Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.
Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:
· построить распределенные хранилища информации (базы данных);
· расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
· повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;
· создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;
· снизить стоимость обработки информации.
Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.
В распределенных системах используются три интегрированные технологии.
1. Технология «клиент – сервер».
2. Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.
3. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.
4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов
Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. ............
