Краткий курс бумажной диетологии Игорь Владимирович Липсиц, доктор экономических наук, ординарный профессор и заведующий кафедрой маркетинга Государственного университета - Высшая школа экономики.
    Речь пойдет именно о диете, но очень специфической - о сокращении бумажной информации, которую руководителю приходится "поглощать" и "переваривать" день за днем.
    Действительно, чрезмерный бумажный поток, обрушивающийся на руководителей всех уровней, приводит к весьма печальным последствиям: они бывают заняты, им некогда изучать перспективу, определять стратегию развития. Для многих руководителей стол, заваленный бумагами, - это источник постоянного беспокойства, ежевечерней работы, недовольства начальства, а в конце концов и постепенного расстройства здоровья.
    Именно поэтому специалисты по проблемам управления уделяют большое внимание поиску возможностей обуздать бумажный "шквал" и высвободить время руководителей для более производительных занятий, чем бесконечное чтение деловой корреспонденции.
    По оценкам некоторых экспертов, на долю бесполезных бумаг приходится почти 30% документооборота. Прежде чем давать советы по "бумажной диетологии", стоит вначале выяснить, почему на столе руководителя появляются бумаги, чье отсутствие не ухудшило бы работу возглавляемого им подразделения и всего предприятия в целом. Причины вне и внутри нас
    Документы про запас. Значительную часть документов вполне можно заменить телефонными переговорами или личными контактами с заинтересованными лицами, особенно если они работают в одной организации. Как бы умело ни был составлен документ, по своей информационной ценности он всегда уступает личному общению. Появление таких бумаг нередко связано со стремлением запастись документами "на всякий случай": я, дескать, трудился, не покладая рук, и если все же ничего не получилось, то это не моя вина. Немало бумаг появляется на свет только потому, что руководители и подчиненные стремятся произвести друг на друга впечатление. Подчиненные стараются продемонстрировать собственную поглощенность выполнением поручений начальства и тем самым лишний раз напомнить о своем усердии. Начальники же, плодя ненужные документы, как бы показывают своим подчиненным, что они, во-первых, постоянно вникают во все детали деятельности сотрудников, во-вторых, отчеты их подчиненных недостаточно исчерпывающи и, наконец, чтобы вообще все чувствовали, кто здесь начальник.
    Неудачная организационная структура. Нередко избыток документов связан с тем, что у вас слишком широкая сфера компетенции или перед вами легко отчитывается слишком много подчиненных. Психологи установили, что руководитель способен удовлетворительно справляться со своими обязанностями лишь в случае, если он непосредственно контролирует работу 7-8 подчиненных. В подобных случаях вас выручит назначение еще одного заместителя или перераспределение обязанностей между помощниками. В самом крайнем случае возможно коренное изменение организационной структуры подразделения, что требует, конечно, тщательного изучения предстоящих расходов и возможных последствий.
    Вы медленно читаете. В появлении бумажных "сугробов" на столе, возможно, виноваты вы сами: вы недостаточно владеете современными методами канцелярской работы. ............