Поняття документу та діловодства в бухгалтерському обліку
Однією з умов успішної діяльності підприємства є якість інформації, яка залежить від рівня інформаційного забезпечення керівництва. Процес прийняття управлінського рішення передбачає отримання даних, їх аналіз, узагальнення та підготовку в розрізах і форматі, необхідних для управлінського персоналу.
Обов'язковою вимогою до таких даних є їх достовірність і можливість підтвердження. Інформація може бути незакріпленою або закріпленою на відповідному носії (документальною).
Матеріальний об'єкт, призначений для запису, зберігання і передачі в просторі й часі інформації, називається матеріальним носієм. Ним можуть бути папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск тощо. Існування документа без матеріального носія неможливе. Щоб вважати матеріальний об'єкт документом, необхідною є наявність зафіксованого у ньому текстового повідомлення.
Отже, документ - це матеріальний об'єкт, який містить інформаційні дані, оформлений у визначеному порядку та має юридичну силу.
Тому в процесі підготовки інформації для управління життєво важливою стає організація належного документування господарських операцій і документообороту. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то в результаті погіршується управління, оскільки воно залежить передусім від якості та оперативності приймання-передачі інформації, налагодження довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів.
Документально підтверджені відомості використовуються апаратом управління як засіб реалізації покладених на нього функцій. Крім того, документи в багатьох випадках є одним із засобів закріплення і підтвердження законності та забезпечення контролю.5
У бухгалтерському обліку інформація генерується і передається за допомогою документів. Окрім того, що документи є основним джерелом економічної інформації, об'єктом і результатом праці багатьох працівників, у них відображаються розпорядження на здійснення господарських операцій, а також вони слугують підтвердженням їх здійснення.
Отже, в бухгалтерському обліку документ є безперечним письмовим доказом факту господарського життя, який відбувся. Тобто це належним чином складений і оформлений діловий папір, який містить всі істотні характеристики факту господарського життя.
Сукупність бухгалтерських документів, якими оформлюються господарські операції, називається документацією, яка є результатом бухгалтерського спостереження за господарськими операціями та обов'язковою умовою для їх відображення у бухгалтерському обліку.
Важливість правильного та своєчасного документування господарської діяльності підтверджується регулюванням деяких аспектів даного питання нормами законодавства. Так, чинним законодавством чітко визначено сутність первинного документу (табл.1).
Таблиця 1. Трактування поняття "первинний документ" відповідно до законодавства
Нормативні документи Визначення Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" № 996 Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення Закон України "Про інформацію" № 2657-ХІІ Документ - передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно, відео, фотоплівці або на іншому носісві Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення ДСТУ 2962-94 Первинна документація - це сукупність облікових документів, які фіксують здійснення виробничо-господарських операцій і розпорядження на їх проведення
Залежно від значення у господарській діяльності підприємства, документи виконують різні функції: доказову, інформаційну, контрольну, накопичення і зберігання інформаційних даних.
Доказова функція означає, що документи є письмовим доказом здійснення господарських операцій, тобто мають юридичну силу та використовуються для здійснення контролю й аналізу господарської діяльності, її подальшого планування, а також у ході аудиторської перевірки, проведення бухгалтерської експертизи, ревізії, у судовому процесі.
Особливою є роль документів у здійсненні контролю за доцільністю господарських операцій. ............
