Курсовая работа на тему:

«Системы групповой работы с документацией»

Содержание

Введение                                                                                             3

1.         Электронный документооборот: общие сведения               4-8

1.1      Требования к системам электронного документооборота

и их функциональные компоненты                                                          4-5

1.2.   Модель состояний документа                                               5-6

1.3.   Модель жизненного цикла документов                                7-8

2.         Организация групповой работы с документами                         9-19

2.1.          Компьютерные сети как основа для групповой работы с документами                                                                                9

2.2.          Групповое программное обеспечение                                    10-13

2.3.          Основные достоинства групповых систем

работы с документацией                                                             13-14

2.4.   Обеспечение безопасности при групповой работе

с документами                                                                              14-19

Выводы                                                                                             20

Список литературы                                                                          21

Введение

Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки информации, так как её объемы таковы, что обрабатывать её вручную уже не представляется возможным. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и, наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Эффективно реализованная система документооборота позволяет преодолеть эти трудности, а так же приводит к уменьшению стоимости хранения информации за счет: сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами за счёт организации глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, и от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документами позволяет восстановить всю историю действий с ними, что также часто бывает крайне необходимо.

Тема данной работы является очень актуальной, поскольку групповая работа с документами сегодня приобретает все большие и большие масштабы. Однако при достаточно широком практическом использовании групповой работы с документами, теоретическая база, которая должна лежать в основе управления данным процессом, является слабо разработанной. ............