Тюменский Государственный университет РЕФЕРАТ на тему: Стиль и оформление служебных документов Выполнила: Тюмень-1998 Содержание. Niaa??aiea. Eniieuciaaiea ooaiiia Aaeiaie yoeeao Ioi?ieaiea aieoiaioia Aaou, ?enea a aieoiaioao Ooaa??aaiea e niaeaniaaiea Aianoi caee??aiey
    Использование штампов
    Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что за годы существования служебной документации у неё выработался свой стиль, подчиняющийся определённым правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.
    Специфическую "окраску" таким документам придаёт использование сложившихся в отечественном делопроизводстве формулировок, языковых штампов, таких как: " освободить от занимаемой должности..."; " контроль за исполнением возложить..."; " оплата гарантируется..."; " во исполнение решения..."; "мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что..." и т.д. наличие таких штампов облегчает процесс составления служебных документов и обеспечивает им нужную информативность, облегчает, "стандартизирует" процесс восприятия документов. Этим же обуславливается и необходимость лаконизма, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов.
    Западные специалисты по делопроизводству полагают, что при составлении деловых писем следует избегать штампов. Язык деловых писем должен быть максимально приближен к разговорному. Сравните, как одно и то же содержание мое быть выражено в форме делового письма, которая принята у нас, и в форме, рекомендуемой западными специалистами: В связи с Вашей просьбой о продлении кредита от 5 июля 1995 года, № 18/45 сообщаем следующее. Наш совет рассмотрел Ваш вопрос и принял решение о продлении сроков погашения кредита с соответствующим увеличением процентов. Рады Вам сообщить, что срок погашения Вашего кредита продлён. На следующей неделе Вам будет высланы соответствующие документы с новой датой уплаты и указанием процентов.
     Деловой этикет
    Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.
    Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценён как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.
    Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости. Неправильное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа " Не откажете в любезности..."; " Будьте так добры..." и т.д. можно представить себе удивление какого-нибудь директора предприятия в заволжской глубинке, если он получит письмо в западном варианте на фирменном бланке от коллеги из Урюпинска следующего содержания:
    Дорогой Иван Иванович!
    Мною подготовлено для Вас 19 проэктов, которые я представляю на Ваше рассмотрение. ............