Стоимостные факторы участия в выставке
    Тщательное планирование участия в выставке предполагает своевременное составление бюджета. При первом участии в выставке прогноз затрат может представлять определенные сложности, но точный учет затрат после первого участия в выставке сразу же поможет составить более точную смету затрат при участии в последующих выставках.
    Системный учет всех затрат по окончании выставки (примерно через 6 месяцев) позволит также сделать окончательный вывод об эффективности в соотношении с суммой затрат и оценить результаты.
    Общая стоимость участия в выставке складывается из следующих основных статей затрат:
    Аренда стенда, плата за электроэнергию и т.д. (основная статья затрат)
    Монтаж/оснащение стенда
    Обслуживание стенда, реклама и пользование средствами связи
    Транспортные издержки, стоимость удаления отходов
    Заработная плата и командировочные занятых на стенде сотрудников
    Прочие затраты
    Названные статьи затрат более подробно перечислены в контрольном списке для определения стоимости участия в выставке, позволяющем конкретно прогнозировать затраты.
    По заказу Комитета немецкой экономики по делам торговых выставок и ярмарок (AUMA) было выполнено исследование выставочных затрат немецких участников на основе данных о ярмарках и выставках в Германии за 1991-92 гг.
    В среднем, независимо от типа выставочных мероприятий, примерно 15% всех затрат составила арендная плата за стенд, около 5 % - эксплуатационные расходы: плата за электроэнергию и т.д. На монтаж, оснащение и оформление стенда пришлось 39%, на обслуживание стенда и пользование средствами связи - около 12%, на транспорт и удаление отходов - около 3 %. Заработная плата и командировочные составили 21%, прочие затраты -около 5%.
    Исследование показало, что доля арендной платы за квадратный метр стенда снижается с увеличением размеров предприятия и размеров стенда, а доля затрат на монтаж, пользование средствами связи и сервисное обслуживание увеличивается.
    Так, затраты на монтаж и оформление стенда для фирм с числом штатных работников до 9 человек составляют в среднем 24%, а для предприятий с численностью занятых более 2500 человек - около 43%. На стендах площадью менее 25 м2 доля монтажных затрат составляет 21%, а на стендах площадью более 250 м2 - 46%.
    Доля заработных плат и командировочных на квадратный метр площади стенда снижается с увеличением размеров стенда, при этом лишь незначительно уменьшаясь с увеличением размеров предприятия (по численности занятых).
    На региональных/местных выставках доля арендной платы за м2 площади стенда значительно выше, чем на крупных международных выставках - в диапазоне от 26% до 10%. Противоположная тенденция характерна для затрат на монтаж стенда - в диапазоне от 25% до 50%. В среднем, сумма затрат в пересчете на квадратный метр площади стенда составляет примерно 1150 DM, с естественными отклонениями в ту и другую сторону в зависимости от типа выставки, размеров предприятия (по численности занятых) и размеров стенда.
    Так, в зависимости от размеров предприятия затраты на квадратный метр площади стенда могут составлять от 600 DM для предприятий менее чем с 9 штатными работниками до 1800 DM для предприятий с числом занятых более 2500 человек. ............