Коммуникации для специальных мероприятий Анатолий Крысов
    Планирование и проведение специальных мероприятий - работа комплексная, динамичная и, разумеется, непростая. Организатору необходимо связать множество элементов друг с другом так, чтобы по завершению упомянутых работ аудитории был представлен максимально привлекательный, интересный и проведенный на высоком уровне проект.
    Многое тут зависит от многого, но сегодня мы обратим наше внимание на коммуникации внутри команды, занимающейся реализацией ивента. Тема настоящего материала - внутренние коммуникации между специалистами, работающими над мероприятием, возможные риски, методики и распространенные ошибки.
    Итак, главная опасность для успешного ивент-проекта, связанная с внутренними коммуникациями, - это несвоевременное получение информации. Существующая практика доказывает, что зачастую именно от скорости движения информации между звеньями, отвечающими за ту или иную область в рамках работ по организации специального мероприятия, зависит очень и очень многое. Разумеется, тут стоит делать скидку на масштаб проекта, но, в целом, даже для небольших ивентов упомянутая проблема актуальна.
    Наталья Соловьева, творческая мастерская Андрея Кислюка: "Построение внутренних коммуникаций при организации мероприятия создают атмосферу самого мероприятия и, как следствие, влияют на качество проекта. Для получения хорошего результата важно обращать внимание на следующие моменты: как выстроена логистика; как подготовлен рабочий план мероприятия; как представлен сценарий праздника; как общаются между собой все участники за кулисами".
    Таким образом, если мы действительно хотим сделать наше специальное мероприятие успешным и эффективным, то подходить к вопросу организации внутренних коммуникаций следует со всей тщательностью. Как правило, грамотные организаторы начинают выстраивать эти коммуникации с центра. Он должен быть всегда вне зависимости от масштаба проекта, от количества задействованных специалистов и подрядчиков, от концептуального или технического решения. Однако стоит определиться, что мы понимаем в данном контексте под "центром".
    В его роли может выступать как отдельный человек (например, руководитель или главный координатор проекта), так и целая группа специалистов, - все зависит от масштаба проекта. Лично автору настоящего материала довелось участвовать в организации специального мероприятия, работой над которым занималось более 100 человек, и там в роли центра коммуникаций выступал, так называемый, "центральный офис", в котором состояло около десятка специалистов.
    Ирина Стешина, EuroPublicity Advertising Agency: "Внутренние коммуникации для организатора мероприятия - построенный и эффективно управляемый информационный поток, целью работы которого является оперативное и правильное донесение информации до конечного реализатора и получение обратной связи. Внутренние коммуникации на проекте впрямую влияют на конечный результат, т.к. скорость подачи, обработки и качество самой информации отражается на каждом этапе подготовки и реализации".
    Функции центра коммуникаций могут быть разными (зависит опять же от масштаба, формата и сути проекта), но мы попробуем сформулировать список основных и верных практически для всех ивентов:
    координация потоков информации между отдельными звеньями, если необходимо;
    сбор информации и ее систематизация;
    отслеживания ключевых точек проекта и своевременная корректировка работ в зависимости от сложившейся ситуации;
    составление отчетов о статусе работ каждого звена.
    На самом деле, некоторые из перечисленных задач характерны как раз для по-настоящему масштабных специальных мероприятий, где действительно можно попросту запутаться в том, кто, чем и когда должен заниматься. ............