ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ.
    -это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.
    Д.З. включает следующие реквизиты: 1. Наименование структурного подразделения 2. Вид документа 3. Дата, номер 4. Место составления или издания 5. Заголовок к тексту 6. Текст 7. Подпись
    Д.З. бывают внешние и внутренние.
    Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.
    ПРИМЕР внутренней докладной записки: Общий отдел Генеральному директору
    объединения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
    Н.К. Иванову 25.10.2002 №36 Рязань О замене пишущих машин
    Довожу до вашего сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные эксплуатационные качества.
    Прошу рассмотреть в-с о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
     Зав. машинбюро Г.Н. Колбасин ПРИМЕР внешней докладной записки: Министерство общего Генеральному директору и профессионального завода ....................................... образования РФ ................................................ Новосибирское областное И.И. Петрову управление народного образования Октябрьский отдел народного образования ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 25.10.2002 №15 Новосибирск О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха
    Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников, которые могут отдохнуть летом 2002 года.
    Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
    Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.
    
    Зав. района Н.И. Пирогов
    
    ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
    -это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.
    Объяснительная записка делится на 2-е группы: 1 гр. - это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений. 2 Гр. - это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.
    ПРИМЕР: Объяснительная записка Директору центра
    "Кадры" 01.11.2002 №21 Н.И. Иванову О срыве занятий в группе секретарей-референтов
    31 октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3 слушателя из состава группы 19 человек Преподаватель Г.И. ............