Контрольна робота

з дисципліни: "Організація роботи з документами"

на тему:

"Організація тимчасового зберігання документів,

підготовка до передавання справ до архіву"

Зміст

Вступ. 3

1. Правила формування справ. 4

2. Підготовка й передання справ до архіву установи. 6

3. Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи  9

4. Підготовка справ до зберігання та використання. 10

Висновок. 13

Використана література. 14

Вступ

Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає в себе:

- експертизу наукової і практичної цінності документів;

- оформлення справ;

- опис справ;

- передачу справ до архіву ОДПС.

Експертиза цінності документів - це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання.

Робота з організації і проведення експертизи цінності документів повинна проводитись постійно діючою експертною комісією (ЕК), яка утворюється наказом керівника ОДПС з числа найбільш кваліфікованих працівників у складі не менше 3-х осіб (у т. ч. завідувач архіву).

Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов’язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.

Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником ОДПС.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.

1. Правила формування справ

Складовою організації роботи зі службовими документами є система їх зберігання, яка становить сукупність засобів, способів та прийомів обліку, систематизації документів із метою їх пошуку та використання в поточній діяльності установи. Ключовим поняттям у системі зберігання документів є групування документів у справи та їх використання в діяльності установи.

Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в установленому порядку і систематизуються усередині справи.

Примірною інструкцією з діловодства визначено: "Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ".

Групування документів проводиться, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах установ із великим обсягом документообігу протягом діловодного року і централізовано (в канцелярії, секретаря) в установах із невеликою кількістю вхідних та вихідних і внутрішніх документів.

Виконані документи у 15-денний термін виконавець має здавати, залежно від ухваленої системи ведення діловодства, в службу діловодства або особам, відповідальним за організацію діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи. ............